Introdução aos 5 Porquês e aos 5 Como

Já alguma vez teve um problema que se repetisse? Ter de lidar com um problema ou modo de falha mais do que uma vez é uma perda de tempo e de recursos valiosos. O problema é que a causa principal não é identificada ou tratada. Se a causa raiz não for atingida, então está simplesmente a tratar um sintoma do problema. Além disso, se não for determinada e implementada uma solução permanente, o problema acabará por se repetir. Existe uma ferramenta fácil de utilizar que pode ajudar a eliminar problemas recorrentes. Esta ferramenta é os 5 Porquês e 5 Como. Os 5 Porquês e 5 Como foram desenvolvidos em 1930 por Sakichi Toyoda. O Sr. Toyoda é o fundador da Toyota Industries e é considerado um dos pais da revolução industrial japonesa. Esta técnica ganhou popularidade durante a década de 1970 e ainda hoje é utilizada pela Toyota e por outras empresas e organizações.

Quais são os 5 porquês e os 5 como

O método dos 5 Porquês consiste simplesmente em fazer a pergunta "Porquê" um número suficiente de vezes até passar por todos os sintomas de um problema e chegar à causa principal. O método dos 5 Porquês é frequentemente utilizado durante a fase de análise do processo DMAIC e a fase de planeamento das actividades PDCA. É frequentemente utilizado em coordenação com outras ferramentas de análise, como o Diagrama de Causa e Efeito, mas também pode ser utilizado como uma ferramenta autónoma. 5 Porquê é mais eficaz quando as respostas provêm de pessoas que têm experiência prática do processo em questão. Ao repetir a pergunta "Porquê", é possível chegar à causa principal do problema.

Os 5 Como são então utilizados para determinar uma solução radical ou permanente para a "causa raiz do problema". Os 5 porquês e os 5 como também foram descritos como uma escada. Sobe-se a escada usando os 5 porquês para chegar à causa raiz e depois sobe-se a escada usando os 5 como para chegar à resolução do problema. A equipa examinará "Porque" o problema ocorreu e "Como" pode ser resolvido para que não volte a acontecer.

Exemplo dos 5 porquês e dos 5 como

Como realizar os 5 porquês e os 5 como

Formar a equipa

O exercício 5 Porquê e 5 Como deve ser realizado por uma equipa multifuncional (CFT). Não deve ser feito sozinho na secretária de cada um. A equipa deve incluir representantes que estejam familiarizados com o processo em questão, juntamente com membros da qualidade, engenharia de processos e operadores de diferentes turnos ou da fase seguinte do processo. Cada membro da equipa trará a sua perspetiva única sobre o problema e colocará questões importantes que, de outra forma, poderiam não ter sido colocadas.

Definição do problema

A primeira coisa que todas as equipas devem fazer durante uma investigação da causa raiz é definir claramente o problema. Desenvolver uma declaração clara e concisa do problema. A equipa deve concentrar-se no processo e não no pessoal. A equipa deve também determinar o âmbito do problema a resolver. Se o âmbito for demasiado restrito, o exercício de resolução de problemas pode conduzir a pequenas melhorias quando são necessárias melhorias maiores e mais extensas. Por outro lado, definir o problema com um âmbito demasiado alargado pode prolongar o tempo necessário para resolver um problema e gerar soluções que podem não se enquadrar na cultura da empresa ou alinhar-se com a estratégia da empresa e nunca serem concretizadas. Quando se dedica algum tempo a definir claramente o problema com antecedência, muitas vezes poupa-se tempo e facilita-se a resolução do problema.

Perguntar porquê

Em seguida, o chefe de equipa ou o facilitador deve perguntar "por que razão" ocorreu o problema ou o modo de falha. As respostas devem ser apoiadas por factos ou dados e não baseadas numa resposta emocional. As respostas devem também centrar-se nos erros do processo ou do sistema.

O facilitador deve então perguntar à equipa se as causas identificadas foram corrigidas, se o modo de falha ou se o problema ainda pode ocorrer. Se a resposta for afirmativa, passa-se para o segundo "Porquê" e depois para o terceiro, quarto, quinto e assim sucessivamente até a resposta ser negativa.

Nota: Nem sempre é necessário perguntar "Porquê" cinco vezes. A causa principal pode ser identificada durante o terceiro ou quarto "Porquê". Também pode ser necessário mais do que cinco vezes para passar pelos sintomas do problema e chegar à causa principal. Além disso, no terceiro, quarto ou quinto "Porquê", pode provavelmente ser descoberta uma prática sistémica ou de gestão como causa.

Determinar e aplicar acções correctivas

Uma vez determinada a causa principal, deve ser elaborada uma lista de acções correctivas adequadas para resolver cada causa principal. Os 5 Como são um método útil para fazer um brainstorming de soluções para as causas raiz e desenvolver acções para resolver o problema. O facilitador deve pedir os 5 Como relacionados com o problema em causa. Como é que esta causa pode ser evitada ou identificada? Continue a perguntar "Como" até chegar à solução que resolve a causa principal. As acções devem ter um proprietário e uma data de expiração. Devem ser realizadas reuniões regulares para atualizar a equipa sobre o estado das acções até que todas estejam concluídas. Após a conclusão das acções recomendadas, deve ser determinada a eficácia das acções. O processo pode ser monitorizado e medido utilizando o controlo estatístico do processo (SPC), a inspeção de peças ou outros métodos para validar a eficácia de quaisquer melhorias.

Exemplo dos 5 porquês

Existem vários formatos utilizados para documentar o exercício dos 5 Porquês, alguns mais pormenorizados do que outros. O seguinte é um exemplo do processo básico dos 5 Porquês.

Descrição do problema - Um operador caiu e feriu-se durante o início do primeiro turno.

• Porquê? Houve uma fuga de óleo no chão do departamento de processamento.
• Porquê? Uma junta na máquina 3 deteriorou-se e começou a rachar e a verter óleo.
• Porquê? O material da junta não era adequado para a máquina e para o tipo de maquinagem.
• Porquê? Selos mais baratos adquiridos a um novo fornecedor.
• Porquê? O material da junta não foi especificado nos manuais de serviço.

Deve-se ter o cuidado de assegurar que os "porquês" seguem um caminho lógico. Um método para verificar se a progressão segue um caminho lógico é ler as causas na ordem inversa. Ao ler as causas ou "porquês" na ordem inversa, estas devem seguir uma progressão lógica em direção à declaração do problema ou modo de falha. Referindo-nos ao exemplo acima, a progressão seria a seguinte:

As especificações do material das juntas não constam do manual de assistência

• Então - As juntas foram compradas a baixo preço a um novo fornecedor para reduzir os custos
• O material da junta não era adequado para a máquina e para o tipo de processamento
• Então - Um vedante na máquina 3 deteriorou-se, rachou e começou a ter fugas
• Portanto - Houve um derrame de óleo no chão
• Por conseguinte - Um operador escorregou e caiu e ficou ferido durante o primeiro turno

Os 5 porquês de três pernas

Não é raro que o problema tenha mais do que uma causa principal. Por vezes, a progressão das cinco causas ramifica-se para formar mais do que um caminho. Em muitos casos, a causa principal ocorre devido a um controlo de deteção ineficaz ou a um problema sistemático na organização. Os 5 Porquês de Três Pernas incluem caminhos adicionais para determinar que controlo ou processo não estava em vigor ou não era suficientemente eficaz para detetar a falha antes do incidente. São também examinados os processos sistémicos ou de gestão que não estavam em vigor ou que podem ter contribuído para o incidente.

O método 5 Porquês / 5 Como é uma das várias ferramentas de Análise de Causa Raiz (RCA) disponíveis para utilização na resolução de problemas e em actividades de melhoria contínua. Se pretender obter mais informações sobre o método 5 Why / 5 How ou outras ferramentas RCA, contacte um dos nossos profissionais altamente qualificados e experientes através do número Iatf16949. O seu sucesso é o nosso negócio!