Introduzione ai 5 Why e ai 5 How

Avete mai avuto un problema che continuava a ripresentarsi? Dover affrontare un problema o una modalità di guasto più di una volta è una perdita di tempo e uno spreco di risorse preziose.  Il problema è che la causa principale non viene identificata o affrontata.  Se non si arriva alla causa principale, allora si sta semplicemente trattando un sintomo del problema. Inoltre, se non viene determinata e implementata una soluzione permanente, il problema alla fine si ripeterà. C’è uno strumento semplice da usare che può aiutare ad eliminare i problemi che si ripetono. Questo strumento è il 5 Why (Perché) e 5 How (Come). I 5 Why e i 5 How sono stati sviluppati nel 1930 da Sakichi Toyoda.  Il signor Toyoda è il fondatore delle industrie Toyota e si dice che sia uno dei padri della rivoluzione industriale giapponese. Questa tecnica ha guadagnato popolarità durante gli anni 70 ed è ancora usata da Toyota e da altre aziende e organizzazioni oggi.

Cosa sono i 5 Perché e i 5 Come

Il metodo dei 5 Perché consiste semplicemente nel porre la domanda “Perché” abbastanza volte fino a superare tutti i sintomi di un problema e arrivare alla causa principale. Il metodo dei 5 perché è spesso usato durante la fase di analisi del processo DMAIC e la fase di pianificazione delle attività PDCA. È spesso usato in coordinazione con altri strumenti di analisi come il Diagramma di Causa ed Effetto ma può anche essere usato come strumento autonomo. 5 Perché è più efficace quando le risposte provengono da persone che hanno esperienza pratica del processo in esame. Ripetendo la domanda “Perché” si può arrivare alla causa principale del problema.

I 5 Come vengono poi usati per determinare una soluzione radicale o permanente alla “causa principale (root cause) del problema”. I 5 perché e i 5 come sono stati anche descritti come una scala. Ci si muove lungo la scala usando i 5 perché, per arrivare alla causa principale e poi si risale la scala usando i 5 come per arrivare alla risoluzione del problema.  Il team esaminerà “Perché” il problema si è verificato e “Come” può essere risolto in modo che non si ripeta.

Esempio dei 5 perché e dei 5 come

Come eseguire i 5 perché e i 5 come

Formare la squadra

L’esercizio 5 Perché e 5 Come dovrebbe essere eseguito da un team interfunzionale (CFT). Non dovrebbe essere fatto da soli alla propria scrivania. Il team dovrebbe includere rappresentanti che hanno familiarità con il processo in questione insieme a membri della qualità, dell’ingegneria di processo e operatori di diversi turni o della fase successiva del processo. Ogni membro del team porterà il proprio punto di vista unico sul problema e porrà domande importanti che altrimenti potrebbero non essere state poste.

Definire il problema

La prima cosa che ogni squadra dovrebbe fare durante un’indagine sulle cause profonde è definire chiaramente il problema. Sviluppare una dichiarazione chiara e concisa del problema. La squadra dovrebbe concentrarsi sul processo e non sul personale. La squadra dovrebbe anche determinare la portata del problema da affrontare. Se l’ambito è troppo ristretto, l’esercizio di problem solving potrebbe portare a piccoli miglioramenti quando sono necessari miglioramenti più grandi e più ampi. Al contrario, definire il problema con un ambito troppo ampio potrebbe estendere il tempo necessario per risolvere un problema e generare soluzioni che potrebbero non adattarsi alla cultura aziendale o allinearsi alla strategia aziendale e non essere mai realizzate. Quando ci si prende il tempo di definire chiaramente il problema in anticipo, spesso si risparmia tempo e si facilita la soluzione del problema.

Chiedere perché

Successivamente il team leader o il facilitatore dovrebbe chiedere “perché” si è verificato il problema o la modalità di fallimento. Le risposte devono essere sostenute da fatti o dati e non basate su una risposta emotiva. Le risposte dovrebbero anche concentrarsi sugli errori di processo o di sistema.

Il facilitatore dovrebbe poi chiedere al team se le cause identificate sono state corrette, la modalità di guasto o il problema potrebbe ancora verificarsi. Se la risposta è sì, allora passa al secondo “Perché” e poi al terzo, quarto, quinto e così via fino a quando la risposta è no.

Nota: Non è sempre necessario chiedere “Perché” cinque volte. La causa principale potrebbe essere identificata durante il terzo o quarto “Perché”. Potrebbe anche essere necessario più di cinque volte per superare i sintomi del problema e arrivare alla causa principale. Inoltre, al terzo, quarto o quinto “perché”, si può probabilmente scoprire una pratica sistemica o di gestione come causa.

Determinare e implementare azioni correttive

Una volta determinata la causa principale, si dovrebbe sviluppare una lista di azioni correttive appropriate per affrontare ogni causa principale. Il 5 Come è un metodo utile per fare un brainstorming delle soluzioni alle cause principali e sviluppare le azioni per risolvere il problema. Il facilitatore dovrebbe chiedere i 5 Come relativi al problema in questione. Come si può prevenire o individuare questa causa? Continuare a chiedere “Come” finché non si arriva alla soluzione che risolve la causa principale. Le azioni dovrebbero avere un proprietario e una data di scadenza. Si dovrebbero tenere riunioni regolari per aggiornare il team sullo stato delle azioni fino a quando tutte sono completate. Al completamento delle azioni raccomandate, l’efficacia delle azioni dovrebbe essere determinata. Il processo potrebbe essere monitorato e misurato usando il controllo statistico di processo (SPC), l’ispezione delle parti o altri metodi per convalidare l’efficacia di qualsiasi miglioramento.

Esempio dei 5 Perché

Ci sono vari formati utilizzati per documentare l’esercizio dei 5 Perché, alcuni più dettagliati di altri. Quello che segue è un esempio del processo base dei 5 perché.

Dichiarazione del problema – Un operatore è caduto e si è ferito durante l’avvio del primo turno.

• Perché? C’era una perdita d’olio sul pavimento nel reparto di lavorazione.
• Perché? Una guarnizione della macchina 3 si è deteriorata e ha cominciato a rompersi e a perdere olio.
• Perché? Il materiale della guarnizione non era adeguato alla macchina e al tipo di lavorazione.
• Perché? Guarnizioni più economiche acquistate da un nuovo fornitore.
• Perché? Il materiale della guarnizione non era specificato nei manuali di servizio.

Bisogna prestare attenzione per assicurarsi che i “perché” seguano un percorso logico. Un metodo per controllare se la progressione segue un percorso logico è leggere le cause in ordine inverso. Quando si leggono le cause o i “perché” in ordine inverso, dovrebbero seguire una progressione logica verso la dichiarazione del problema o la modalità del guasto. Facendo riferimento all’esempio precedente, la progressione sarebbe questa:

Le specifiche del materiale delle guarnizioni non sono elencate nel manuale di servizio

• Quindi – Le guarnizioni sono state acquistate a basso prezzo da un nuovo fornitore per ridurre i costi
• Quindi – Il materiale della guarnizione non era adeguato per la macchina e il tipo di lavorazione
• Quindi – Una guarnizione nella macchina 3 si è deteriorata, si è incrinata e ha iniziato a perdere
• Pertanto – C’è stata una fuoriuscita di olio sul pavimento
• Pertanto – Un operatore è scivolato e caduto e si è ferito durante il primo turno

Il Three Legged 5 Why  (5 perché a “tre gambe”)

Non è raro che il problema possa avere più di una causa alla radice. La progressione dei 5 perché a volte si dirama per formare più di un percorso. In molti casi, la causa principale si verifica a causa di un controllo di rilevamento inefficace o di un problema sistematico all’interno dell’organizzazione. Il Three Legged 5 Why include ulteriori percorsi per determinare quale controllo o processo non era in atto o non era abbastanza efficace per rilevare il fallimento prima dell’incidente. Vengono anche esaminati i processi sistemici o di gestione che non erano in atto o che potrebbero aver contribuito all’incidente.

Il metodo 5 Perché / 5 Come è uno dei diversi strumenti di Analisi delle Cause (RCA) disponibili per l’uso nella risoluzione dei problemi e nelle attività di miglioramento continuo.  Se desiderate ulteriori informazioni sul metodo 5 Why / 5 How o su altri strumenti RCA, contattate uno dei nostri professionisti altamente qualificati ed esperti di Iatf16949. Il vostro successo è il nostro business!